Jak wybrać program do grafiku pracy dla swojej firmy

Czy program układa grafik sam, czy tylko go rysuje

Część narzędzi to elektroniczny arkusz: wpisujesz zmiany ręcznie, a program je wyświetla. Automatyczne układanie oznacza, że podajesz obsadę, dyspozycyjność i urlopy, a program proponuje grafik. Dla zespołu powyżej 10 osób to różnica kilku godzin miesięcznie. Zobacz, jak działa automatyczny grafik pracy.

Czy pilnuje odpoczynku i wymiaru czasu pracy

Sprawdź, czy ostrzeżenie pojawia się także przy ręcznej zmianie. Program powinien liczyć 11 godzin odpoczynku dobowego, 35 godzin tygodniowego i wymiar po odjęciu urlopów i świąt. Bez tego kupujesz ładniejszy arkusz. Zasady okresu rozliczeniowego opisujemy w artykule okres rozliczeniowy czasu pracy.

Czy pracownicy mają aplikację albo wygodną stronę w telefonie

Zmiany, zamiany, urlopy i dyspozycyjność powinny wędrować przez program, nie przez komunikator. Zapytaj, czy pracownik musi instalować aplikację ze sklepu, czy wystarczy przeglądarka, i czy kierownik zatwierdza zamianę jednym kliknięciem.

Czy rejestracja czasu pracy jest w cenie

Grafik mówi, kto miał pracować. Rejestracja pokazuje, kto pracował. Jeśli program ma ją tylko w droższym pakiecie, policz to przed zakupem. Zobacz rejestrację czasu pracy i ewidencję czasu pracy.

Czy eksport do płac to XLSX lub CSV

Bez eksportu godziny przepisuje księgowość albo ty. Eksport XLSX i CSV pozwala wczytać dane do programu kadrowo-płacowego lub wysłać arkusz biuru rachunkowemu.

Jak liczona jest cena

Dwa modele: stawka za pracownika albo stała kwota za próg wielkości zespołu. Pierwszy jest tańszy dla bardzo małych firm, drugi daje stały budżet przy zmiennej załodze. Konkretne liczby dla 10, 20 i 50 osób znajdziesz w artykule ile kosztuje program do grafiku pracy. W Ogramy plany to 199 zł netto za zespół do 15 osób, 549 zł do 50 osób i 1290 zł do 150 osób, a płatność roczna obniża cenę o połowę.

Czy program rozumie moją branżę

Restauracja, sklep, ochrona, magazyn i przychodnia mają inne wzorce zmian. Sprawdź, czy producent opisuje Twój przypadek i czy program obsłuży system, który stosujesz, na przykład równoważny czas pracy. Przykłady: restauracje, sklepy, ochrona, magazyny i przychodnie.

Czy mogę przetestować go na prawdziwym zespole

Okres próbny ma sens tylko wtedy, gdy wpiszesz prawdziwych pracowników, urlopy i ograniczenia. Ułóż jeden pełny miesiąc i zmierz czas. Jeśli trwa dłużej niż 15 minut, program nie spełnia obietnicy.

Co się dzieje z danymi i czy dostanę fakturę

Zapytaj o umowę powierzenia przetwarzania danych, faktury VAT i możliwość rezygnacji w dowolnym momencie. Dane pracowników to dane osobowe, więc po stronie firmy leży wybór dostawcy, który te dokumenty udostępnia.

Test na własnym grafiku

Weź grafik z ostatniego miesiąca razem ze zwolnieniami i zamianami. Wpisz go do dwóch programów i porównaj: czas ułożenia, liczbę ostrzeżeń o odpoczynku, wygodę zamiany zmian i wygląd eksportu. Wynik w liczbach rozstrzyga lepiej niż tabela funkcji ze strony producenta.

Jeśli rozważasz konkretnego dostawcę, zobacz alternatywę dla Kadromierza i alternatywę dla inEwi.

Przygotuj zespół do startu

Nowy program to dobry moment, żeby uporządkować dokumentację nowych pracowników, w tym skierowania na wstępne badania lekarskie, na przykład w usłudze [badań medycyny pracy dla firm](https://badaniapracy.pl/). Potem wpisz pracowników, ustaw obsadę i opublikuj pierwszy grafik od początku okresu rozliczeniowego.

Jak wybrać program do grafiku pracy?

Sprawdź dziewięć rzeczy: automatyczne układanie, kontrolę odpoczynku, telefon pracownika, rejestrację czasu, eksport do płac, model ceny, dopasowanie do branży, okres próbny i dokumenty dotyczące danych. Potem ułóż próbny grafik dla swojego zespołu.

Czy program do grafiku musi mieć aplikację mobilną?

Nie musi, ale pracownicy powinni mieć dostęp z telefonu. W Ogramy wystarczy przeglądarka, bez instalowania aplikacji, a kierownik zatwierdza zamiany jednym kliknięciem.

Ile powinien kosztować program do grafiku pracy?

Od około 11 do 20 zł netto miesięcznie za pracownika albo od 199 zł netto miesięcznie za cały zespół. Dla 20 osób to zwykle 220 do 400 zł, zależnie od modelu rozliczenia.

Czy wystarczy Excel?

Dla kilku osób i stałych zmian tak. Przy 10 osobach i więcej arkusz nie ostrzega o odpoczynku i trzeba liczyć godziny ręcznie. Więcej w artykule o grafiku pracy w Excelu.