System rejestracji czasu pracy cena i realny koszt dla firmy

Abonament za pracownika, abonament za zespół i sprzęt

Na rynku funkcjonują trzy sposoby rozliczania. Pierwszy to stawka za każdą osobę w ewidencji, więc rachunek rośnie z załogą. Drugi to plan zespołowy, w którym wybierasz próg wielkości firmy i płacisz stałą kwotę. Trzeci to klasyczny system z czytnikami: kupujesz urządzenia przy wejściu, karty lub breloki dla każdego pracownika i płacisz za oprogramowanie osobno.

Poniżej wszystkie ceny netto, do których dolicza się 23 procent VAT.

Zestawienie kosztów dla zespołu 20 osób

Przykład dla firmy z 20 pracownikami i jednym wejściem, liczony na 12 miesięcy. Ceny Ogramy pochodzą z cennika, a koszty sprzętu i czasu to założenia do podmiany na własne dane, nie wynik badania.

Przy płatności rocznej plan Firma dla 20 osób wychodzi na około 14 zł za osobę miesięcznie, a w tej cenie dostajesz też automatyczny grafik pracy, rejestrację z telefonu, ewidencję i eksport do płac.

Ukryte koszty, o które pyta się za rzadko

• Czytniki, karty i zasilanie na każdym wejściu, a w firmie z kilkoma lokalizacjami wielokrotność.
• Wymiana zgubionych kart i konfiguracja nowych pracowników.
• Dopłata za moduł grafiku lub eksport do płac, jeśli nie są w planie.
• Czas kadrowej na przepisywanie godzin, gdy system nie eksportuje danych do programu płacowego.
• Liczenie kont: czy płacisz za aktywnych pracowników, czy za każde założone konto, także zwolnionych.

Ile kosztuje papier w firmie z 20 pracownikami

Załóżmy, że kadrowa lub kierownik poświęca na zebranie list, sprawdzenie nadgodzin i przeliczenie godzin do wypłat dwie godziny miesięcznie na jedno wejście, a w firmie są dwa wejścia. To cztery godziny. Przy koszcie godziny pracy 50 zł daje to 200 zł miesięcznie i 2 400 zł rocznie, zanim policzysz błędy i spory o godziny. Zastąp 50 zł własną stawką i własną liczbą godzin.

Sam koszt czasu nie rozstrzyga zakupu. Ważniejsze bywa ryzyko. Za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej Kodeks pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł (art. 281), a ewidencja czasu pracy należy do tej dokumentacji. Treść ustawy sprawdzisz w [Kodeksie pracy w bazie ISAP](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141).

Plan Firma obejmuje rejestrację i grafik

Rejestracja czasu pracy jest dostępna od planu Firma. Pracownik odbija wejście i wyjście w telefonie, a w lokalu bez własnych telefonów używa tabletu w trybie kiosku z kodem PIN. Czytnik nie jest potrzebny. Szczegóły opisuje strona rejestracja czasu pracy, a pełny cennik znajdziesz w cenniku.

Godziny przechodzą do ewidencji i płac

Zapisane wejścia tworzą kartę ewidencji z nadgodzinami, pracą w nocy, niedzielami i świętami, a eksport XLSX i CSV trafia do księgowości. Rozszerzenie tego tematu to program do ewidencji czasu pracy. Jeśli porównujesz też same grafiki, zobacz artykuł ile kosztuje program do grafiku pracy.

Dla firm z pracownikami w terenie

Pracownicy w terenie, jak agenci biur nieruchomości czy fotografowie, odbijają się z telefonu i opcjonalnie zapisują lokalizację. Taka praca często wiąże się z sesjami zdjęciowymi, a przykład usługi, którą biura nieruchomości zamawiają na zewnątrz, to [fotografianieruchomosci.pl](https://fotografianieruchomosci.pl/).

Sprzęt przy wejściu a rejestracja z telefonu

Czytnik kart wygrywa tam, gdzie wejście jest jedno, kontrolowane i pracownicy nie mogą używać telefonów, na przykład w hali produkcyjnej z bramką. Rejestracja z telefonu wygrywa w sklepach, restauracjach, przychodniach i firmach z kilkoma lokalizacjami, bo nie wymaga sprzętu przy każdym wejściu. Gdy otwierasz kolejny lokal, dokładasz go w programie, a nie kupujesz urządzenia. Opis rejestracji w gastronomii znajdziesz na stronie program do grafiku pracy dla restauracji, a w handlu na stronie program do grafiku pracy dla sklepu.

Prosty sposób na porównanie ofert

1. Policz aktywnych pracowników, także sezonowych i na zlecenie.

2. Zapytaj, czy cena obejmuje rejestrację z telefonu, grafik i eksport do płac.

3. Dodaj koszt sprzętu, jeśli oferta zakłada czytniki, i podziel go na 36 miesięcy.

4. Porównaj roczny koszt całości, nie tylko stawkę miesięczną.

5. Poproś o okres próbny na własnym zespole i zmierz, ile minut zajmuje miesięczne zamknięcie godzin.

Dla zespołu do 15 osób, który potrzebuje samego grafiku, wystarcza plan Zespół za 199 zł netto miesięcznie. Gdy chcesz mieć też rejestrację, wybierz plan Firma.

Ile kosztuje system rejestracji czasu pracy?

Od kilkunastu złotych netto miesięcznie za pracownika w abonamencie do kilku tysięcy złotych za czytniki i karty. W Ogramy rejestracja jest w planie Firma od 549 zł netto miesięcznie dla zespołu do 50 osób, 274 zł przy płatności rocznej.

Czy potrzebuję czytnika kart do rejestracji czasu pracy?

Nie. Rejestrację można prowadzić w telefonie pracownika albo na tablecie w lokalu z kodem PIN. Czytniki mają sens przy dużych zakładach z kontrolą dostępu, a małe i średnie firmy zwykle obejdą się bez nich.

Czy rejestracja czasu pracy jest obowiązkowa?

Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika. Forma jest dowolna, może być papierowa lub elektroniczna, ale musi pokazywać godziny pracy, nadgodziny i dni wolne. Szczegóły znajdziesz w Kodeksie pracy i rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej.

Co jest tańsze, cena za pracownika czy za zespół?

Do mniej więcej 35 osób płacących miesięcznie tańsza bywa stawka za pracownika. Przy płatności rocznej plan zespołowy Ogramy bywa tańszy już od około 20 osób, a koszt jest znany z góry niezależnie od sezonu.