Harmonogram pracy, co musi zawierać i z jakim wyprzedzeniem go przekazać

Czym jest harmonogram pracy

Harmonogram pracy to rozkład czasu pracy pracowników w okresie rozliczeniowym. Wskazuje dni pracy, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dni wolne. W praktyce nazywamy go także grafikiem.

Harmonogram jest podstawą do rozliczenia czasu pracy, wynagrodzenia i ewentualnych nadgodzin, dlatego warto traktować go jak dokument, a nie notatkę kierownika.

Co powinien zawierać

Dobry harmonogram pracy zawiera następujące elementy:

• Imię i nazwisko albo identyfikator pracownika
• Dni pracy oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia każdej zmiany
• Dni wolne, w tym niedziele i dni wolne za pracę w święto
• Okres rozliczeniowy, którego dotyczy
• Informację o przerwach, jeśli wynikają z regulaminu pracy

W grafiku mogą być też dyżury i dane o miejscu pracy, jeśli pracownik pracuje w kilku lokalizacjach.

Z jakim wyprzedzeniem go przekazać

Przepisy wymagają, aby pracownik wiedział z wyprzedzeniem, kiedy pracuje. Przyjmuje się, że harmonogram powinien być przekazany co najmniej na tydzień naprzód, a zmiany w nim powinny mieć uzasadnienie, na przykład nieobecność pracownika lub nagła zmiana potrzeb firmy.

W praktyce rozsądnie jest przekazywać grafik na cały miesiąc z kilkudniowym wyprzedzeniem, bo pracownicy planują życie poza pracą. Szczegółowe terminy zależą od regulaminu pracy i rodzaju firmy, więc sprawdź je u swojego prawnika lub w dokumentach firmy.

Jak zmieniać harmonogram

Zmiany harmonogramu powinny być rzadkie i możliwe do wyjaśnienia. Każda zmiana wpływa na odpoczynki: pracownik musi mieć 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego niezależnie od tego, że grafik się zmienia.

Dobrze jest zapisywać, kto, kiedy i dlaczego zmienił zmianę. To chroni obie strony przy sporze.

Jak przekazać harmonogram zespołowi

Najlepszy sposób to jedno miejsce, do którego zespół zawsze wraca. Kartka na tablicy może się zgubić, a plik w komunikatorze zestarzeć. Wydruk wieszasz na zapleczu, a wersję aktualną pracownik ma w telefonie.

Ogramy publikuje grafik w przeglądarce telefonu i wysyła powiadomienie przy każdej zmianie. Pracownik nie musi niczego instalować, a kierownik wie, że wszyscy widzą tę samą wersję.

Przykład harmonogramu tygodniowego

Taki harmonogram zawiera godziny i dni wolne. Pamiętaj, aby sprawdzić, czy między zmianami każdy ma 11 godzin odpoczynku.

Gdzie szukać więcej

Strona o harmonogramie czasu pracy pokazuje, jak wygląda gotowy harmonogram w Ogramy. Jeśli układasz go co miesiąc, rozważ program do grafiku pracy, który zrobi to za Ciebie. Całość zaczyna się na stronie grafik pracy.